Praktycznie w każdej działalności przychodzi moment, w którym ilość obowiązków oraz danych jest za trudna do opanowania.
Systemy klasy CRM realizują określone zadania związane z kontaktem z klientem oraz automatyzują określone czynności związane ze specyficznym modelem realizacji modelu biznesowego klienta.

Ze wszystkich systemów klasy CRM można wydzielić wspólny mianownik. O przydatności takiego narzędzia stanowi jednak realizacja zadań w sposób wytyczony przez klienta oraz profil prowadzonej przez niego działalności.